يمكن للعمل من المنزل أو العمل بمرونة أن يُشكل فارقًا كبيرًا في جودة حياة الناس. وفقًا لمعهد شؤون الأفراد والتنمية (CIPD)، وهو كيان من الخبراء المتخصصين في شؤون العاملين، فإن أكثر من نصف العاملين في المملكة المتحدة، وتحديدًا نسبة 54 بالمائة، يعملون بمرونة على نحو أو آخر. ولكن لا يزال يوجد الكثير من الطلبات التي لم تتحقق، حيث يرغب اثنان من كل ثلاثة، أي نسبة 68 بالمائة، في العمل بمرونة بأسلوب لا يتوفر لهم في الوقت الحالي. لذا، إذا كنت من نسبة الـ 32 بالمائة من الأشخاص السعداء الذين يستفيدون من العمل من المنزل، سواء كنت في المنزل في انتظار استلام شحنة كبيرة من Amazon أو لأنك تعمل في شركة تتيح إمكانية العمل المرن، فمن المهم معرفة بعض الأمور بشأن كيفية العمل بكفاءة عند التواصل من المنزل. في ما يلي أهم نصائحنا:

1. نظّم مكتبك في المنزل/محطة العمل - قد تعتقد أن الفوضى التي لديك "منظمة" وأنك تعرف مكان كل شيء، لكن علماء الأعصاب في جامعة برينستون أوضحوا من خلال فحوص التصوير بالرنين المغناطيسي الوظيفي أن أدمغتنا تتفاعل سلبيًا مع الفوضى، وأن التذكيرات البصرية المستمرة بالفوضى تستنزف مواردنا المعرفية وتقلل من قدرتنا على التركيز. ووجدوا أيضًا أن مساحة العمل المنظمة تمكّن الأشخاص من التركيز ومعالجة المعلومات بشكل أفضل؛ الأمر الذي من شأنه أن يساعد في زيادة إنتاجيتهم. من خلال تنظيم محطة العمل الخاصة بك، ستقل احتمالية تضييعك للوقت في البحث عن المستندات التي تحتاج إليها. ومن المثير للاهتمام، أن البحث عن الملفات الرقمية يمكن أن يضيع الوقت أيضًا، لذا فإن الأمر يستحق إنشاء نظام آلي يتم بموجبه مسح الملفات الورقية ضوئيًا ورقمنتها وحفظها تلقائيًا في الموقع الصحيح، بحيث تحصل على الملفات التي تحتاج إليها وقتما أردت.
2. اضبط أسلوب عملك - تجنب الإلهاء، واعلم أن إيلاء اهتمام جزئي باستمرار للعديد من الأمور المختلفة، مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو رسائل البريد الإلكتروني أو ظهور الأخبار طوال اليوم في الخلفية، يحاكي حالة اليقظة المستمرة، ما يشبه كونك تحت التهديد. يتسبب هذا في إفراز هرموني الإجهاد؛ الأدرينالين والكورتيزول، الأمر الذي قد يتسبب في حدوث حلقة مفرغة من القلق على المدى الطويل، تليها استجابة المكافأة، حين ننزلق مرة أخرى إلى عنصر الإلهاء الذي نختاره. إن الاختيار المتعمد لعدم التعرض لعوامل الإلهاء الجانبية، وزيادة الانضباط بشأن توجيه تركيزك خلال فترة من الوقت على مهمة واحدة، سيؤدي إلى زيادة إنتاجيتك. ابدأ بإيقاف تشغيل البريد الإلكتروني وهاتفك لبضع ساعات في الصباح وتعرَّف على مقدار ما يمكنك إنجازه.
3. نظّم يومك - في الوقت نفسه، من المهم أن تأخذ فترات راحة منتظمة، ولكن يجب التخطيط لها في يوم العمل وليس على أساس ارتجالي. اقضِ وقتًا قصيرًا كل صباح في إعداد ما تحتاج إلى العمل عليه وخطِّط له، مع تحديد مواعيد نهائية وفترات استراحة في المنتصف. إذا وجدت أنك لا تستطيع أن تجعل نفسك ملتزمًا بالاستمرار في العمل حتى وقت الراحة المحدد، فجرّب التمرين "5 أشياء أخرى": عندما تشعر أنك لا تستطيع مقاومة التوقف، ما عليك سوى فعل خمسة أمور أخرى، يمكن أن يعني ذلك أن تعمل لخمس دقائق أخرى أو تكتب خمس فقرات أخرى أو حتى خمس صفحات أخرى. بمرور الوقت، سيساعد هذا الأمر في توسيع نطاق تركيزك لأنه يدفعك إلى تخطي نقطة الاستسلام ويساعد في بناء التركيز الذهني. 
4. اعتمد وضعية مناسبة للعمل - يمكن أن يؤدي الوضع غير الصحيح في أثناء الجلوس أمام شاشة الكمبيوتر إلى ضغط الرقبة، ما يؤدي إلى التعب والصداع وضعف التركيز وزيادة توتر العضلات، بل إصابة الفقرات بمرور الوقت. يتمثل الحل في الاستثمار في كرسي وحامل شاشة قابلين للتعديل بالكامل بحيث يمكنك الوصول إلى الوضع الأمثل من أجل صحتك وراحتك، بالإضافة إلى أنه يمكنك تعديلهما كلما شعرت أن عضلاتك أصبحت متيبسة وتحتاج إلى تغيير مؤقت للوضع. 
5. استثمر في التكنولوجيا المناسبة - كما ذكرنا سابقًا، يُعد التشغيل الآلي طريقة رائعة لتحسين الإنتاجية، فبمجرد أن تتم برمجة الجهاز للقيام بشيء ما مرة واحدة، فسيستمر في العمل تلقائيًا، ما يوفر لك إمكانية التركيز على أعمال أخرى. إن وجود ماسحة ضوئية حديثة للملفات، مثل ScanSnap iX1500 يُعد أمرًا حيويًا لرقمنة الملفات الورقية والمساعدة في الحفاظ على تنظيم المكتب المنزلي، حيث تتمتع بإمكانية الضبط المسبق للمهام المشتركة و"الحفظ في" وجهات الملفات؛ حتى الاقتراح التلقائي لأسماء الملفات ذات الصلة واستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لمعرفة ما إذا كان الملف الذي تمسحه ضوئيًا هو إيصال عمل أو مدونة. 

أتريد معرفة المزيد حول كيفية دعم التكنولوجيا لك في أثناء العمل بمرونة من مواقع مختلفة، مع إمكانية وصولك إلى جميع ملفاتك المهمة؟ تواصل معي عبر LinkedIn، أو راسلني على daniel.melly@uk.fujitsu.com