نصائح لحياة خالية من الفوضى
لا أحد يحب الأعمال المنزلية، وبخاصةً في المكتب المنزلي حيث يكون الأمر أكثر إزعاجًا. إليك بعض النصائح لمساعدتك لتنعم بأجواء مكتب منزلي من دون فوضى:
تخلص من عوامل التشتيت، ألقِ نظرة فاحصة طويلة حول مكتبك وحدد الأغراض حسب أولويتها، ثم تخلص من الباقي. أنت لا تحتاج حقًا إلى مصابيح المكتب أو الألعاب المكتبية أو بقايا ورق التغليف وأجزاء الهدايا هذه.
وازن يوم عملك، اقضِ أول عشر دقائق وآخر عشر دقائق من كل يوم في ترتيب المكتب. نظّف المكتب ورتبه لتكون قادرًا على بدء العمل دون أي عوامل تشتيت.
اخلق النظام من الفوضى، يُعد تنظيم الملفات هو الحل لمعظم الفوضى على المكتب. نظّم الملفات في أكوام أو قم برقمنتها وحفظ النسخ الإلكترونية تلقائيًا. فالأمر يستحق حقًا الاستثمار في ماسحة ضوئية ذكية.
أجهزة اليوم ذكية بما يكفي للتعرف تلقائيًا على النص الموجود في الملفات الممسوحة ضوئيًا واستخدام هذه المعلومات لتسميتها بأسماء ذات صلة. وعندها سيتم حفظ الملف الرقمي في موقعه الصحيح في السحابة، وهو أمر رائع عند العمل كفريق. سيتم التخلص من الملفات الورقية الفوضوية في ضربة واحدة.
تكنولوجيا تُحسن من الإنتاجية
إن تحسين عمليات الإدارة من خلال تكنولوجيا ذكية وبديهية يُعد طريقة رائعة لاكتساب الوقت خلال يوم العمل. ستتاح فرصة أن تصبح الشركات الصغيرة أكثر إنتاجية من خلال التشغيل التلقائي للعمليات اليدوية، مثل كتابة أسماء الملفات للمستندات الممسوحة ضوئيًا. من الأعمال الشاقة التي يتجنب الجميع القيام بها هو إدخال الإيصالات باليد. ما عليك سوى مسح الإيصالات ضوئيًا وسترسلها ScanSnap إلى الموقع في السحابة ليستخدمها الفريق.
عندما تتم رقمنة معلومات المكتب، يتم الاحتفاظ بكل شيء بتنسيق يمكن البحث فيه ومشاركته بسهولة وسرعة، الأمر الذي يساعد في توفير الوقت عند البحث عن هذا الملف أو الملاحظة الأساسيين.
تساعد أماكن العمل النظيفة والمرتبة والمنظمة جيدًا على رفع الروح المعنوية والمساهمة في خفض مستويات التوتر. ثمة أدلة جيدة على أنها تساهم في تقليل التغيب الناجم عن المرض. لذلك يصح القول إن التنظيف العميق ييسر أمور عملك.