انشغل أغلبنا بحماية أنفسنا وأحبائنا بشكل أفضل في أثناء استجابتنا للحاجة إلى إيجاد طرق جديدة للعمل والمعيشة. ولكن أصبح البحث عن طرق ذكية لمساعدة الشركات في التغلب على أي عواصف غير متوقعة وإظهار المرونة في عالم رقمي أكثر أهمية من أي وقت مضى.
جزء أساسي من هذا هو الحفاظ على سجلات عملك آمنة ومحمية للوقت الذي تحتاج فيه إلى الوصول إليها. نظرًا إلى قضاء العائلات ورفاق السكن وقتًا أطول في المنزل، فإن الحوادث واردة الحدوث. إن تحويل ملفاتك إلى ملفات رقمية يحميها في حالة وقوع أي ضرر على النسخة الأصلية، سواء سكبت القهوة على أحد اقتراحات العمل الجديدة أو تحولت الفاتورة المهمة إلى عمل فني على الثلاجة أو رغب الكلب في تناول الإقرارات الضريبية على العشاء.
لا تتمتع العديد من الشركات الصغيرة برفاهية وجود قسم تكنولوجيا المعلومات أو توفر المساحات المكتبية، لذا فالأمر متروك للأشخاص الذين يعملون من خلال استخدام التقنيات الذكية، من أجل ضمان أن تظل بياناتهم الأكثر أهمية آمنة في مواجهة الأمور التي قد تحدث مستقبلاً؛ فالعقول المستعدة تتعامل أفضل مع الصدف.
كما صرح المؤلف وخبير إدارة الوقت الشخصي ألان ليكين، "الفشل في التخطيط هو التخطيط للفشل"، لذلك بالنسبة إلى أصحاب الشركات الصغيرة حاليًا، يجب أن تبدأ المرونة بالنظر إلى ما يمكن فعله الآن والذي يتطلب الحد الأدنى من الجهد الإضافي. لحسن الحظ، يمكن أن يوفر تبني تقنيات مثل التخزين السحابي نسخة احتياطية آمنة وسهلة الاستخدام ويمكن الوصول إليها بسهولة لمعلومات عملك المهمة.
إذا كان لديك القليل من الوقت لتحقيق التوازن بين الحياة وإدارة شركة صغيرة، فإن رقمنة الملفات وتخزينها بأمان في السحابة يمكن أن يكون وسيلة فعالة لتعزيز المرونة. في مشهد اللوائح التنظيمية المتغير باستمرار، سيساعدك إعداد عمليات آلية سهلة على الامتثال للعديد من المتطلبات القادمة في طريقك، بدايةً من القانون العام لحماية البيانات (GDPR) ووصولاً إلى طلبات حرية المعلومات. ليس من السهل بالتأكيد الاستجابة دائمًا للمتطلبات التنظيمية الجديدة غير المتوقعة. لكن الأمر ضروري، حيث إن عدم الامتثال يمكن أن يعرض سمعة شركتك وحتى وجودها بالكامل للخطر.
ستحول البرامج الذكية مثل ScanSnap Home بياناتك اليومية إلى معلومات قيمة ويمكن البحث فيها بسهولة من خلال المساعدة في تنظيم ملفاتك الرقمية. ستتمكن من الاستعداد لحماية عملك في المستقبل مهما تكن التحديات من خلال التحكم في أعمالك الورقية.
يدور المناخ الاقتصادي في الوقت الحالي حول بقاء الشركات الصغيرة. بالرغم من أن الأمر لم يصبح أسهل، فإن هذه الشركات تستغل كل فرصة من خلال الاستفادة من التقنيات البسيطة والفعالة لتوفير الوقت الإداري المكلف والتركيز على توليد الإيرادات بدلاً من ذلك. حاليًا وأكثر من أي وقتٍ مضى، ستكون الشركات التي ستزدهر هي تلك التي تتبنى التقنيات الذكية والحلول السحابية، ويمكن أن تكون ScanSnap هي الخطوة الأولى في حماية ملفاتك وبياناتك.
بقلم بي إيسينلوجرو
