La tecnología juega un papel muy importante en esta transformación; la velocidad del ancho de banda rápido, la conectividad móvil 4G y 5G y los ordenadores portátiles y el software de productividad son un elemento clave en esta transición. Digitalizar el papel es un paso importante de este proceso, y aquí es donde entran los escáneres Fujitsu, que pueden ayudar a unificar el hogar, la comunidad y la oficina permitiendo la digitalización instantánea y la distribución de documentos mediante un proceso comercial, un flujo de trabajo, un servicio en la nube o una herramienta colaborativa.
Los teletrabajadores pueden beneficiarse de muchas maneras al usar un escáner y adoptar procesos con un uso de papel reducido. En primer lugar, los documentos digitalizados reducen la necesidad de transportar, almacenar y extraer información de la documentación, y tienen un riesgo menor de sufrir inundaciones, incendios o hurtos. La digitalización de documentos facilita el uso compartido de la información entre los compañeros de trabajo y los clientes y, a través de OCR (reconocimiento óptico de caracteres), la información digitalizada puede buscarse y recuperarse con facilidad, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad. Una vez digitalizada, la información puede organizarse y almacenarse de forma eficiente y sencilla, para que cualquiera pueda acceder a ella cuando quiera y desde donde quiera. Finalmente, ahora que la privacidad de datos se rige por el RGPD y el FOI, los documentos digitalizados pueden rastrearse fácilmente con un registro de auditoría claro, de manera que puedes saber quién ha accedido a ellos, desde dónde, cómo y por qué la información está almacenada, además de mostrar visiblemente los periodos de retención. Todo esto ayuda a garantizar el cumplimiento y reducir el riesgo de multas.
Fujitsu ofrece una amplia gama de modelos de digitalización, desde escáneres portátiles que funcionan con baterías, hasta escáneres de producción más grandes para archivar datos. Para los teletrabajadores, ofrecen dos soluciones que son ideales para una variedad de situaciones.
En primer lugar encontramos el ScanSnap iX100, un escáner portátil que funciona con baterías capaz de digitalizar una amplia variedad de documentos, desde tarjetas de visita hasta papel de tamaño A4 (también es posible digitalizar documentos en A3 con el uso de hojas portadoras). El documento puede almacenarse localmente o bien enviarse a una dirección de correo electrónico, una cuenta de la nube o un dispositivo inteligente. A continuación, el escáner puede enviar la digitalización a través de Wi-Fi a un ordenador portátil, desde el cual el software de OCR incluido puede convertir los datos digitalizados en un documento editable y con capacidad de búsqueda, lo que facilita la posterior recuperación de información.
También está disponible el ScanSnap iX1500. El escáner forma parte de una solución de software y hardware integrados que combina tecnología avanzada pero intuitiva, de manera que el usuario puede digitalizar y reenviar documentos a cuentas en la nube para un uso compartido y colaboración mejorados. El alimentador automático de documentos de 50 hojas hace que la digitalización del papel sea rápida y eficiente, mientras que la pantalla táctil facilita el uso del escáner a los empleados u otros usuarios domésticos. Los botones de un solo toque pueden personalizarse para que se adapten a las necesidades de tu negocio, y las digitalizaciones pueden enviarse directamente a la nube para un uso compartido y un almacenamiento sencillo.