La teoria è semplice: il luogo in cui lavori influenza il tuo lavoro. Se il tuo ambiente di lavoro è caotico, non avrà un buon effetto sul tuo benessere generale. Ma c’è una buona notizia: ho scoperto che vale anche il contrario! Uno spazio ben organizzato può aiutarti a mettere ordine nella tua mente, nel tuo stato emotivo e nella tua vita professionale.

Già in tempi normali, tenere la casa in ordine può essere un problema. Ma quando tutti i familiari (compreso il cane) passano ogni giorno a svolgere le loro attività sotto un unico tetto, può essere ancora più difficile ritagliarsi uno spazio di lavoro ordinato. Avendo iniziato a lavorare da casa già molto tempo prima che lo smart working diventasse una parte fondamentale della nostra quotidianità, so quanto è importante impedire che la vita domestica sconfini nello spazio di lavoro.

Oltre al tempo prezioso che si spreca per cercare un documento smarrito su una scrivania sovraccarica, gli spazi troppo ingombri possono disturbare il nostro benessere in modi che forse non immaginiamo. È stato dimostrato che l’impressione di trovarsi in una casa disordinata induce a procrastinare, e può anche gravare pesantemente sulle emozioni, i comportamenti e i rapporti con gli altri. 

L’Università di Chicago ha condotto uno studio interessante sull’impatto che il disordine negli ambienti di lavoro ha sulla produttività degli studenti. È emerso che gli studenti che si trovavano in ambienti ordinati riuscivano a focalizzarsi sul lavoro per quasi 8 minuti in più rispetto a chi lavorava su una scrivania caotica. Quegli 8 minuti, che si moltiplicano durante la settimana, possono fare una grossa differenza, e anche determinare se si staccherà dal lavoro puntualmente oppure no.

 Probabilmente non sarà una sorpresa. Nel corso degli anni i neuroscienziati hanno dimostrato che il nostro cervello ama l’ordine e l’organizzazione. Gli ambienti troppo ingombri, invece, pullulano di fonti di distrazione, che attirano costantemente la nostra attenzione e ci privano della capacità di elaborare le informazioni e concentrarci su ciò che stiamo facendo. 

Perché è importante? Ebbene, un ufficio ben organizzato può restituirci una sensazione di controllo e competenza, che sono ingredienti essenziali per migliorare la produttività e la performance. O, come spiega Daniel Goleman nel suo libro Focus, la capacità di concentrare i nostri sforzi è un indicatore importante per prevedere il conseguimento di un dato obiettivo.

Riordinare la scrivania può sembrare qualcosa di banale, ma concederti lo spazio mentale per riuscire a trovare la concentrazione può davvero prepararti a grandi risultati. Bastano delle piccole azioni, come sgombrare il tavolo o smistare la posta non appena arriva, per fare una grande differenza nel rimettere in ordine la nostra vita professionale.

Per fortuna, ho scoperto che liberare lo spazio di lavoro non deve essere necessariamente un’impresa faticosa o rischiosa. Personalmente, ciò che più mi ha aiutato nel compito di tenere in ordine la scrivania e anche il mio stato mentale è la possibilità di digitalizzare tutto, dalle foto di famiglia ai documenti. In questo modo, posso trasformare tutto il disordine in utili file, ben organizzati e al sicuro fuori dal mio campo visivo finché non sarò pronto a dedicarvi la mia completa attenzione. 

Se hai bisogno di coinvolgere qualcun altro nella missione di liberare la scrivania dalle scartoffie, specialmente i tuoi familiari, e queste persone non sono proprio fan del potere del riordino come Marie Kondo, prova a convincerli con un po’ di musica o ricompensandoli con una pizza. E se anche questo non basta, ricorda loro che riordinare non significa soltanto liberare un po’ di spazio, ma anche liberare la mente e creare degli spazi domestici che funzionino meglio per tutti.