Werken vanuit huis of flexibel werken kan een groot verschil maken in de kwaliteit van iemands leven. Volgens het CIPD, het professionele orgaan voor experts op het gebied van mensen in hun werkomgeving, werkt meer dan de helft van de Britse beroepsbevolking (54%) op de een of andere manier flexibel. Maar er is nog een grote, onbeantwoorde behoefte bij 2/3e (68%) die graag flexibel wil werken op een manier die momenteel niet voor hun beschikbaar is. Dus als u bij die 32% hoort die wel kan thuiswerken (omdat u een groot pakketje verwacht of bij een bedrijf werkt waar flexibel werken mogelijk is), is het wellicht handig om een paar trucs te kennen waarmee u productiever kunt zijn als u vanuit huis verbinding maakt. Dit zijn onze belangrijkste tips:

1. Organiseer uw thuiskantoor/thuiswerkplek: u kunt uzelf voorhouden dat uw rommel écht een systeem is en dat u precies weet waar alles ligt, maar volgens neurowetenschappers aan de Princeton-universiteit blijkt uit fMRI-scans dat onze hersenen negatief reageren op chaos en dat we, wanneer we visueel continu worden herinnerd aan een slordige omgeving, onze cognitieve resources uitputten en ons minder goed kunnen concentreren. Ook ontdekten ze dat mensen in een georganiseerde werkruimte zich beter kunnen concentreren en informatie beter kunnen verwerken, wat hun productiviteit ten goede komt. Door uw werkplek te organiseren, is de kans kleiner dat u tijd verliest met het zoeken naar benodigde documenten. Een interessante conclusie is dat ook zoeken naar digitale bestanden tijdverlies oplevert. Het is dus de moeite waard om een geautomatiseerd systeem in te stellen waarmee uw papieren documenten worden gescand en gedigitaliseerd en automatisch op de juiste locatie worden opgeslagen, zodat u altijd alles wat u nodig hebt bij de hand hebt.
2. Pas uw werkstijl aan: vermijd afleidingen en erken dat we ons in een constante staat van paraatheid bevinden (alsof we worden bedreigd) wanneer we continu onze aandacht over verschillende zaken moeten verdelen, zoals sociale media, e-mails en het dagelijkse nieuws op de achtergrond. Hierdoor treden de stresshormonen adrenaline en cortisol op, die op lange termijn tot een cyclus kunnen leiden van angst, gevolgd door een beloningsrespons wanneer we, opnieuw, terugkomen bij onze gekozen afleiding. Door er moedwillig voor te kiezen u niet te laten afleiden door externe prikkels en u gedurende langere tijd gedisciplineerder op één taak te richten, zult u uiteindelijk productiever zijn. Zet bijvoorbeeld eerst 's ochtends eens uw e-mail en telefoon een paar uur uit en bekijk dan hoeveel werk u gedaan krijgt.
3. Geef structuur aan uw dag: tegelijkertijd is het belangrijk om regelmatig pauzes te nemen, maar deze zouden in de werkdag moeten worden ingepland en niet op willekeurige momenten worden genomen. Besteed elke ochtend wat tijd aan het voorbereiden van uw werk en plan dit vervolgens in, met geplande deadlines en pauzes tussendoor. Als u merkt dat u zich niet tot de geplande pauze kunt concentreren, probeer dan de oefening 'nog 5 meer': wanneer u het gevoel krijgt dat u echt even wilt stoppen, doe er dan nog net 5 meer, of dat nu vijf minuten, vijf extra paragrafen of vijf extra pagina's zijn. Na verloop van tijd helpt u dit uw aandacht langer vast te houden, omdat u het punt waarop u het zou opgeven, overschrijdt en u zich mentaal beter leert te concentreren. 
4. Omarm ergonomie: een verkeerde houding voor het computerscherm kan nekklachten geven en vermoeidheid, hoofdpijn, een slechte concentratie, hogere spierspanning en zelfs na verloop van tijd letsel aan uw ruggengraat veroorzaken. Het antwoord: investeer in een stoel en beeldschermhouder die volledig afstelbaar zijn, zodat u de optimale opstelling voor uw gezondheid en comfort kunt bereiken, maar deze ook weer kunt aanpassen als u zich stijf voelt en een tijdje anders wilt gaan zitten. 
5. Investeer in de juiste technologie: zoals gezegd is automatisering een goede manier om de productiviteit te verhogen, want zodra een apparaat is geprogrammeerd om een bepaalde taak één keer uit te voeren, dan kan het deze taak automatisch blijven uitvoeren en houdt u tijd over om u op ander werk te concentreren. Een moderne documentscanner zoals de ScanSnap iX1500, essentieel voor het digitaliseren van papieren documenten en het organiseren van een thuiskantoor, moet over de mogelijkheid beschikken om veelgebruikte taken vooraf te configureren en bestandsbestemmingen aanbieden voor 'opslaan als'. Zelfs het automatisch voorstellen van relevante bestandsnamen en het gebruik van OCR-software (voor optische tekenherkenning) zijn handige functies, zodat het apparaat weet of het document dat u scant een zakelijk ontvangstbewijs is of een blog. 

Wilt u meer weten over de manier waarop u technologie kunt gebruiken wanneer u flexibel werkt, vanaf verschillende locaties, maar nog steeds toegang hebt tot al uw belangrijke documenten? Kom met mij in contact via LinkedIn of stuur een mailtje naar daniel.melly@uk.fujitsu.com