De eerste stap in het runnen van een productief bedrijf is een georganiseerd bedrijf. Als u een freelancer bent of een klein of middelgroot bedrijf leidt, is het vooral belangrijk om systematisch te werk te gaan om effectief te kunnen werken.

Het meest overweldigende deel van discipline naar uw bedrijf te brengen is de verwarring over waar men moet beginnen. U weet dat u de warboel die zich de afgelopen twee maanden op uw bureau heeft opgehoopt wilt opruimen, maar u heeft geen idee hoe. De kunst van organiseren is vast te stellen welke gewoonten moeten worden veranderd en welke gewoonten de moeite waard zijn om te behouden. Hier volgen enkele veelgemaakte fouten waarvoor u moet oppassen bij het zoeken naar een organisatiesysteem dat voor u werkt:

1. Overmatig gebruik van tijdelijke geheugensteuntjes: maak niet teveel gebruik van post-its, uitwisbare whiteboardberichten en notities die verdwijnen zodra u niet oplet. Als uw bureau is bezaaid met een stapel gekrabbelde notitieblaadjes en gemarkeerde memo's, doe uzelf dan een plezier en vermijd deze voortaan volledig. Tijd verspillen moet het zoeken naar meerdere herinneringen en takenlijsten werkt averechts.
2. Dingen verstoppen: hoewel dit een voor de hand liggende fout lijkt, maken we ons waarschijnlijk allemaal schuldig aan het wegstoppen van het wisselgeld dat we in winkels hebben ontvangen, een buitensporige hoeveelheid pennen en bonnetjes die we mogelijk ooit nodig hebben, opgeborgen in lades in ons huis. Het verstoppen van spullen wekt de illusie van netheid en organisatie, maar het zal u eindelijk onnodige stress bezorgen wanneer u de spullen die u nodig hebt niet kunt vinden.
3. Uw bureau slecht behandelen: behandel uw bureau zoals u zelf behandeld wilt worden. Stapel er geen dingen op die er duidelijk niet thuishoren. Deze voorwerpen zorgen voor rommel en leiden u af wanneer u wilt gaan werken. Een A4-desktopscanner neemt weinig ruimte in en is een geweldig hulpmiddel bij het organiseren van uw bedrijf. Door documenten te digitaliseren ruimt u niet alleen uw bureau op, maar vindt u uw documenten ook sneller terug wanneer u ze nodig hebt. De ScanSnap iX1500 wordt geleverd met ScanSnap Home-software die al uw favoriete functies in één interface combineert: documenten beheren, bewerken, bekijken, markeren, zoeken en terugvinden. De ScanSnap iX1500 kan verschillende papierformaten scannen en ook automatisch bonnetjes, visitekaartjes, facturen en foto's herkennen en groeperen op basis van het type document. Het apparaat scant ook uw documenten, digitaliseert bonnetjes, visitekaartjes en facturen naar pdf, doorzoekbare pdf, jpeg en vele bewerkbare formaten. Dankzij de slimme one-touch technologie scant u snel en eenvoudig, kunt u uw papierwerk organiseren en met uw collega's of familie delen, met of zonder pc of mobiel apparaat.
4. Afgeleid raken: als u thuis aan een bureau werkt, eet er dan niet aan en laat er geen voedsel op liggen, laat u niet afleiden door naar een film te kijken of videospelletjes te spelen. Deze buitenschoolse activiteiten veranderen zich weldra in gewoonten die uw werkmotivatie onderbreken.
5. Onrealistische verwachtingen: de sleutel tot het creëren van een georganiseerde werkruimte is een geleidelijke transitie. Oude gewoonten zijn moeilijk te veranderen en een veelgemaakte fout is te denken dat we van de ene op de andere dag onze oude gewoonten volledig kunnen veranderen. Natuurlijk, maak uw bureau schoon en organiseer het voor een frisse start, maar stress uzelf niet omdat uw organisatievaardigheden niet perfect zijn. Het vinden van een organisatiesysteem dat voor u werkt gebeurt in de loop van de tijd, zolang u maar bereid bent de nodige wijzigingen aan te brengen.

Uiteindelijk zal georganiseerd zijn in uw voordeel werken. Laat aan het einde van de dag een schoon bureau achter. Niet alleen ruimt u uw bureau op, maar u maakt tegelijkertijd uw hoofd leeg. En als u elke ochtend weer aan het werk gaat, voelt dat als een nieuwe start.