Optimale productiviteit bij thuiswerken

Veel bedrijven die beleid hebben ingesteld voor werken op afstand, hebben verschillende voordelen ervaren:

• Hogere productiviteit
• Hogere tevredenheid van werknemers
• Minder bedrijfsoverhead
• Minder ziekteverzuim
• Ze hebben een grotere talentpool aangelegd
• Meer inzicht in andere markten
• Betere balans tussen werk en privé

Maar hoe gaat u hiermee aan de slag? Probeer alle onderstaande tips of begin met een paar hiervan; het kan echt helpen.

Naarmate meer mensen vanuit huis beginnen te werken vanwege de wereldwijde lockdown, komen velen in de onbekende situatie van thuiswerken terecht.

Met ScanSnap kunnen mensen, waar ze zich ook bevinden, samenwerken. Wij helpen iedereen graag om productief en naar volle tevredenheid vanuit huis te laten werken.

Hier leest u meer tools en tips om alles uit werken op afstand te halen. Ook zijn er uitgebreide handleidingen beschikbaar.

Wanneer de nieuwigheid van het thuiswerken eraf is en uw huis uw definitieve kantoor is geworden, hebt u de kennis nodig van mensen die al hebben ontdekt hoe ze vanuit huis productief kunnen zijn.

• • 1. Begin er vroeg mee. Het is geen sprint, maar een marathon. "Als ik vanuit huis werk, zet ik een pot koffie zodra ik wakker ben en begin ik daarna meteen met mijn werk; veel vroeger dan de uren waarop ik normaal werk. Ik ga pas ontbijten als ik tegen problemen oploop of even pauze nodig heb. Ik ben een ochtendmens en ik merk dat ik al heel wat werk kan doen in de vroege ochtenduurtjes, dus dit werkt voor mij echt ideaal." Lindsay Kolowich

• • 2. Begin de dag met beweging. De beste start krijgt u met een bepaalde vorm van beweging. Als u meteen vanuit uw bed achter de pc gaat zitten, zult u al snel merken dat het steeds lastiger is om uw energie en concentratie op peil te houden.

• • 3. Begin meteen met debelangrijkste taak. De productiefste mensen hebben duidelijk gedefinieerde belangrijke taken. Voordat u de e-mailberichten en belangrijkste taken van anderen gaat doornemen, geeft u eerst prioriteiten aan uw eigen taken en begint u met de meest kritieke taak die echt die dag nog moet worden voltooid. "Ik vond dit een van de beste dingen die ik ooit op een werkdag heb gedaan omdat ik me hierdoor echt beter kan concentreren, belangrijk werk gedaan krijg en veel meer kan doen met veel minder moeite." Leo Babauta

• • 4. Stel een toegewezen werkplek in en behandel dit als een kantoor. De mentale koppeling die u tussen werk en een kantoor maakt, kan uw productiviteit verbeteren. Definieer een werkplek die niet aan ontspanning is gekoppeld zodat u zich niet laat afleiden en u kunt concentreren.

• • 5. Zorg ervoor dat u over alle technologie beschikt die u nodig hebt. Dit betreft bijvoorbeeld een betrouwbare en beveiligde internetverbinding, eventueel benodigde papieren bestanden, hardware en software, externe toegang tot uw bedrijfsnetwerk en, heel belangrijk, weten hoe u It-ondersteuning kunt krijgen. Naast laptops, muizen en beeldschermen hebt u ook een ScanSnap nodig om uw papieren te digitaliseren.

• • 6. Kleed u alsof u naar kantoor zou gaan. Werken in pyjama is voor de lange termijn geen goed idee. Als u er moeite voor doet om comfortabele, nette kleding aan te trekken, kunt u beter onderscheid maken tussen uw thuiskantoor en uw privéleven.

• • 7. Voorkom uitstelgedrag. Thuis zijn er zo veel afleidingen dat u zich gemakkelijk kunt laten afleiden door sociale media, onnodige e-mailberichten, tv en uw gezin. Kies een bepaald moment voor uw sociale media en maak tijd vrij voor uw gezin, maar ZORG DAT U UW WERK AFKRIJGT.

• • 8. Gebruik een takenlijst die u telkens bijwerkt. Naast de belangrijkste taak die u bij punt 2 hebt bepaald, is het ook handig om een duidelijk zichtbaar overzicht bij te houden van de taken waar u mee bezig bent. Het is nog beter om ze op een bord (een zogeheten Kanban-bord) te plaatsen met de kopjes Nog doen, Mee bezig en Klaar. Het is een misschien simpele, maar wel effectieve projectbeheertool.

• • 9. Neem pauzes. Blijf fris en geconcentreerd door de hele dag af en toe pauze te nemen.

• • 10. Blijf in contact. Zorg ervoor dat u zowel contact met uw collega's als met uw externe contactpersonen houdt, omdat het makkelijk is om van de radar te verdwijnen als u op afstand werkt. Thuiswerken betekent dat u geen momenten hebt om gezellig met collega's bij te kletsen en dit kan moeilijk voor u zijn, dus bouw dit soort momenten in uw dag in.

• 11. Wees helder in uw communicatie. Zonder lichaamstaal is het essentieel dat u duidelijk en nauwkeurig communiceert.