In theorie is het simpel: waar u werkt heeft invloed op hoe u werkt. Als het in uw werkomgeving een rommeltje is, betekent dat vaak niet veel goeds voor uw algehele welzijn. Maar het goede nieuws is, dat ik een manier heb ontdekt die echt een win-winsituatie is: door uw werkplek minder rommelig te maken, ervaart u ook meer rust in uw hoofd, sfeer en professionele leven.

Het huis opgeruimd houden is soms best lastig. Maar als het hele gezin (en de hond) de hele dag onder één dak vertoeft, kan het nóg moeilijker zijn om voor een nette werkplek te zorgen. Ik werk al vanuit huis lang voordat het een essentieel onderdeel van het dagelijkse leven werd, dus ik weet hoe belangrijk het is om ons privéleven niet in onze werkruimte te laten doorsijpelen.

Afgezien van de kostbare tijd die u kwijt bent aan zoeken naar dat ene blaadje op een overvol bureau, kan een plek vol rommel ook op een totaal onverwachte manier invloed hebben op ons welzijn. Het is bewezen dat rommel in huis tot uitstelgedrag leidt en zelfs van grote invloed kan zijn op onze emoties, ons gedrag en onze relaties met anderen. 

De Universiteit van Chicago heeft een interessant onderzoek uitgevoerd om te kijken wat voor invloed de hoeveelheid rommel in de werkomgeving van studenten had op hun productiviteit. Ze kwamen tot de ontdekking dat studenten in een opgeruimde omgeving zich bijna acht minuten langer op hun werk konden concentreren dan studenten met een rommelig bureau. Wanneer u dit over een complete werkweek verspreid, kunnen die acht minuten al snel oplopen en zelfs het verschil uitmaken tussen op tijd stoppen en overwerken.

 Misschien verbaast dit u nauwelijks. Neurowetenschappers vertellen ons al jaren dat onze hersenen verzot zijn op orde en organisatie. Rommelige omgevingen zijn, aan de andere kant, een enorme bron van afleiding, die continu onze aandacht vragen en een ware aanslag zijn op ons vermogen om andere informatie te verwerken en om ons te richten op het werk dat we eigenlijk zouden moeten doen. 

Waarom is dit belangrijk? Een georganiseerd kantoor kan ons het gevoel geven dat we alles onder controle hebben en dat over de juiste competenties beschikken. Dit zijn essentiële ingrediënten voor een hogere productiviteit en betere prestaties. Of, zoals Daniel Goleman in Focus uitlegt: het vermogen om doelgericht inspanningen te kunnen leveren, voorspelt in grote mate hoe goed u een bepaalde taak zult uitvoeren.

Het lijkt misschien amper belangrijk om uw bureau op te ruimen, maar omdat u uw hoofd daarmee de ruimte gunt om te focussen, brengt u uzelf op het goede pad naar succes. Deze kleine stapjes, zoals uw werkblad opruimen of meteen de post doornemen zodra die op uw deurmat valt, kunnen echt een groot verschil maken om ons professionele leven ook aan kant te krijgen.

Gelukkig heb ik ontdekt dat het niet moeilijk, of zelfs riskant hoeft te zijn om uw werkomgeving op te ruimen. Voor mij heeft het enorm geholpen dat ik mijn bureau én mijn gedachtes op orde kon houden door alles te digitaliseren, van familiefoto's tot papierwerk. Op die manier kan ik mijn rommel ordenen in handige bestanden en ze netjes en veilig buiten zicht opbergen totdat ik ze mijn volledige aandacht kan geven. 

Als u andere mensen, en dan vooral gezinsleden, bij uw clean desk-beleid wilt betrekken, kunt u mensen die niet als een ware Marie Kondo plezier beleven aan opruimen wellicht paaien met muziek of een pizza. En als dat niet lukt, help ze er dan aan herinneren dat opruimen niet alleen fysiek ruimte vrij maakt, maar ook voor ruimte in hun hoofd zorgt en dat de ruimtes in huis dan beter werken voor iedereen die er woont.

Wilt u meer weten over de manier waarop u technologie kunt gebruiken wanneer u flexibel werkt, vanaf verschillende locaties, maar nog steeds toegang hebt tot al uw belangrijke documenten? Kom met mij in contact via LinkedIn of stuur een mailtje naar Herald.Mulder@uk.fujitsu.com