Nu steeds meer mensen thuis gaan werken, sommigen voor het eerst, kan de afwezigheid van structuur onze productiviteit beïnvloeden - om nog maar te zwijgen over de gevolgen voor onze geestelijke gezondheid.
Zelfstandig werken met meer onregelmatige en onvoorziene schema's kan leiden tot twijfels, zorgen, uitstelgedrag en in extreme gevallen zelfs tot aangeleerde hulpeloosheid. Het is niet meer dan normaal: onze geest heeft zich ontwikkeld om rekening te houden met afleidingen en na te denken over de meest ernstige scenario's. Maar bij gebrek aan structuur kan deze ontwikkelde eigenschap, die ons ooit veilig hield tijdens gevaarlijke periodes, schadelijk blijken voor ons welzijn, waardoor het moeilijk wordt om ons op onze huidige taken te blijven concentreren.
Studies over veerkracht, vooral tijdens periodes van verandering, moedigen ons aan om een routine in onze dag aan te houden. Diegenen onder ons met kinderen begrijpen onmiddellijk hoe belangrijk schema's zijn. In mijn gezin helpen whiteboards ons met visuele aanwijzingen, zodat we ons de hele dag door aan de routines houden die we ons in de ochtend hebben voorgenomen.
De regelmaat waarmee routinetaken worden uitgevoerd, vermindert niet alleen de besluitvormingsmoeheid bij het uitzoeken waar te beginnen of wat te doen, maar geeft ook een bevredigend gevoel van controle en kan ongewenst piekeren tegengaan. Voor mij persoonlijk voegen routines bovendien een nuttig ritme aan mijn werkstroom toe, wat me op het goede spoor houdt vanaf het moment dat mijn ochtendwekker afgaat tot mijn mentale inventarisatie aan het einde van de dag, wanneer ik plannen maar voor mijn succes van morgen.
Gepensioneerd US Admiraal William H. McRaven weet het een en ander over routines en zelfdiscipline in zijn 34 jaar als Navy Seal. Zijn advies om de wereld te veranderen - of gewoon om je dag goed te beginnen - is om elke ochtend te beginnen je bed op te maken. In mijn eigen leven heb ik ondervonden dat het inbouwen van deze routine in elke dag tot krachtige effecten kan leiden.
Door mijn bed op te maken heb ik de eerste taak van de dag al volbracht, die al snel een andere en nog een andere taak inspireert, en me eraan herinnert dat kleine dagelijkse overwinningen echt tot grotere overwinningen leiden. Sommige van de meest succesvolle personen uit het verleden en het heden - Steve Jobs, Ernest Hemingway, Elon Musk - hebben allemaal één routine met elkaar gemeen om elke dag goed te beginnen: opstaan op hetzelfde tijdstip.
We denken wellicht dat deze dagelijkse standaard rituelen - ontbijten, douchen en aankleden - minder belangrijk zijn als we thuis werken. Maar misschien zijn ze dan juist veel belangrijker! De reden is dat deze routines de dynamiek opbouwen die onze productiviteit en focus gedurende de dag in stand houdt, en wanneer ze consequent worden beoefend, wordt het een gewoonte.
Nog meer overreding nodig? Welnu, hoewel niet alles perfect gepland kan worden, heeft het volgen van de wildernisavonturen van bushcraft-expert Ray Mears mij geleerd dat concentratie op hoofdzaken de sleutel is tot het overleven van nieuwe en zelfs extreme omgevingen; die in Ray's televisieprogramma's mogen dan veel moeilijker zijn dan die in onze eigen huizen, maar het principe blijft hetzelfde. Wanneer we geconfronteerd worden met het wegvallen van herkenbare structuren in ons leven - bij thuiswerken kan dat gaan om woon-werkverkeer, agenda's, sociale interactie - benadrukt hij dat het belangrijk is om een 'nooit opgeven'-mentaliteit aan te houden.
Door een basisroutine voor uw essentiële activiteiten op te zetten, kunt u tegenwoordigheid van geest behouden, voorkomen dat u in een toestand van aangeleerde hulpeloosheid wegzakt, ervoor zorgen dat uw belangrijkste processen worden uitgevoerd en tijd winnen om meer te leren en u steeds beter aan uw nieuwe situatie aan te passen.
Routines aanhouden is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan en daarom kunnen enkele technische trucs van pas komen. Aangezien het bewuste deel van onze geest zich slechts op een handvol taken tegelijk kan concentreren, kan het zinvol zijn om waar mogelijk denkkracht uit te besteden. Ik maak graag gebruik van smartphone-timers en spraakassistenten om me op vaste tijden door mijn werk te helpen, en natuurlijk is er mijn vertrouwde desktopscanner om me te bij te staan snel alle papieren administratie die op mijn pad komt te organiseren. Bonnetjes, facturen, of zelfs gewoon memo's - als ik de inhoud regelmatig snel en eenvoudig kan digitaliseren, wordt mijn bureau (en mijn geest) geen afleiding of overweldigend door rommel. En bovendien, hoe meer we automatiseren, hoe minder we hoeven te doen.
Routines zorgen er dus niet alleen voor dat ik elke dag vooruitgang boek, maar geven me ook een gevoel van controle, waardoor ik gevoelens van twijfel en piekeren, die al snel gewoon kunnen worden bij thuiswerken in een eenzame omgeving, kan tegengaan. Aan het einde van de dag is de aanpassing aan het leven op een kantoor aan huis een reis zoals elke andere leerervaring. Dus naast routines zou ik ook een ander essentieel overlevingsmiddel voor de reis toevoegen - zorg ervoor dat u een gevoel van humor met u meeneemt en maak er regelmatig gebruik van.
Wilt u meer weten over de manier waarop u technologie kunt gebruiken wanneer u flexibel werkt, vanaf verschillende locaties, maar nog steeds toegang hebt tot al uw belangrijke documenten? Kom met mij in contact via LinkedIn of stuur een mailtje naar Steven.Chad@uk.fujitsu.com
