تحقيق أقصى استفادة من العمل عن بُعد

اختبرت العديد من الشركات التي نفذت سياسات العمل عن بُعد مزايا مثل:

• تزايد الإنتاجية
• زيادة رضا الموظفين
• انخفاض النفقات العامة للشركات
• انخفاض مرات التغيب عن العمل
• إنشاء تجمع أكبر للمواهب
• نظرة أوسع على الأسواق الأخرى
• موازنة أفضل بين العمل والحياة.

ولكن كيف تبدأ؟ جرِّب النصائح الواردة في ما يلي أو ابدأ ببعض منها، إذ يمكن لهذه النصائح أن تساعدك حقًا.

يواجه الكثير من الأشخاص وضعًا غير مألوف يضطرون فيه للعمل عن بُعد، إلى جانب بدء المزيد من الأشخاص العمل من المنزل تزامنًا مع الإغلاق في جميع أنحاء العالم.

تساعد ScanSnap الأشخاص على التعاون في أي مكان، ونحن حريصون على تقديم المساعدة للجميع ليصبحوا منتجين وسعداء عند العمل من المنزل.

في ما يلي بعض الأدوات والنصائح لتحقيق أقصى استفادة من العمل عن بُعد بالإضافة إلى بعض الأدلة التفصيلية.

نظرًا إلى انتقال فكرة العمل من المنزل من كونها شكلاً رائعًا من الحداثة إلى كونها عملاً طويل الأجل، فأنت بحاجة إلى التعلم من أولئك الذين نجحوا بالفعل في العثور على طرق ليصبحوا منتجين.

• • 1. ابدأ مبكرًا. ليس الأمر وكأنه جري سريع ولكنه يشبه الماراثون الطويل، لذا فإن البدء مبكرًا وتحديد الأهداف لليوم المقبل يُعد طريقة ممتازة للعمل. "عندما أعمل من المنزل، أستيقظ وأعد قدرًا من القهوة وأبدأ العمل فورًا في وقت أبكر بكثير من ساعات العمل العادية. لا أبدأ في إعداد الفطور إلا بعد أن أواجه عقبة أو أحتاج إلى استراحة. إنني أُفضل الصباح وأعرف أنه يمكنني إنجاز الكثير من العمل في ساعات الصباح المبكرة، لذا فإن هذا الأمر يناسبني بشكل جيد". ليندسي كولويتش

• • 2. مارس الرياضة قبل بدء اليوم. تمتَّع بأفضل بداية ممكنة من خلال ممارسة بعض التمارين الرياضية. إذا استيقظت من الفراش واتجهت إلى العمل فورًا، فسرعان ما ستزداد صعوبة الحفاظ على الطاقة والتركيز.

• • 3. ابدأ بالمهمة الأكثر أهمية (المعروفة أحيانًا باسم MIT). يحدد الأشخاص الأكثر إنتاجية المهام المهمة بوضوح. قبل أن تبدأ بالبريد الإلكتروني والمهام الأكثر أهمية بالنسبة إلى الآخرين، حدد أولويات مهامك وابدأ بالمهمة الأكثر أهمية التي يجب إكمالها في ذلك اليوم. "لقد وجدت أن هذا أحد أفضل الأشياء التي فعلتها على الإطلاق في يوم عملي، حيث إن الأمر يساعدني على التركيز وإنجاز الأمور المهمة والتمكُّن من إنجاز الكثير بمجهود أقل." ليو بابوتا

• • 4. أعِدّ مساحة مخصصة للعمل واعتبرها مكتبك. يمكن أن يُشكل الارتباط الذهني بين العمل والمكتب عاملاً لزيادة إنتاجيتك. حدد مساحة عمل غير مرتبطة بقضاء وقت الفراغ لتجنب عوامل الإلهاء، ما سيساعدك في الحفاظ على تركيزك.

• • 5. تأكد من وجود كل السُبل التكنولوجية التي تحتاج إليها. يتضمن ذلك اتصالاً موثوقًا به وآمنًا بالإنترنت ووجود أي ملفات ورقية ضرورية والأجهزة والبرامج وإمكانية الوصول عن بُعد إلى شبكة شركتك؛ والأهم من ذلك، معرفة كيفية الحصول على الدعم من قسم تكنولوجيا المعلومات. ستحتاج إلى ScanSnap لرقمنة ملفاتك الورقية إلى جانب أجهزة الكمبيوتر المحمولة والفأرة والشاشات.

• • 6. ارتدِ ملابس تناسب العمل. إن العمل وأنت مرتدٍ ملابس النوم لا يُعد خطة طويلة الأمد. سيساعدك بذل بعض المجهود لارتداء ملابس أنيقة ومريحة على فصل "المكتب المنزلي" عن "الحياة المنزلية".

• • 7. تجنب التسويف. مع وجود الكثير من عوامل الإلهاء في المنزل، يسهل أن تتشتت بوسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية والتلفزيون وأفراد الأسرة. استمتع بوقتك عندما تستخدم وسائل التواصل الاجتماعي وخصص وقتًا لعائلتك ولكن أنجِز عملك.

• • 8. احتفظ بقائمة مهام مُحدثة. إلى جانب مهمتك الأكثر أهمية المذكورة في النقطة 2، فالاحتفاظ بسجل واضح للمهام التي تعمل عليها يساعدك بشكلٍ كبير. والأفضل من ذلك هو وضع هذه المهام على لوحة (لوحة كانبان) تظهر "المهام القادمة" و"المهام قيد العمل" و"المهام المُنجَزة"؛ فهي أداة بسيطة ولكنها فعالة حقًا لإدارة المشروع.

• • 9. احصل على فترات استراحة. حافظ على انتعاشك وتركيزك واحصل على فترات استراحة خلال اليوم.

• • 10. ابقَ على اتصال. تأكد من الحفاظ على كل روابط العمل وجهات الاتصال الخارجية حيث يسهل أن تبتعد عن الأنظار عند العمل عن بُعد. العمل من المنزل يعني عدم وجود "لحظة حوار صافٍ" حيث يمكنك مشاركة الأفكار مع الزملاء، وقد يكون هذا أمرًا يصعب التعامل معه، لذا حاول تضمين ذلك في يومك.

• 11. كن واضحًا في مراسلاتك. من الضروري أن تكون واضحًا ودقيقًا في مراسلاتك نظرًا لعدم وجود تلميحات مادية